RPA-Bot assisted: Finance – Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Branche: Bau, Chemie und Rohstoffe, Energie und Umwelt, Finanzen, Versicherungen und Immobilien, Handel, Industrie und Produktion, Öffentlich und Gesellschaft, Pharma und Gesundheit, Technik und Telekommunikation, Tourismus und Gastro, Verkehr und Logistik, Sonstige Branche

Aufgabenbereich: Finanzen und Recht

Die Herausforderung

Die Bearbeitung von Rechnungen ist v.a. bei hohem Rechnungsaufkommen zeitaufwändig und fehlerbehaftet. Die Daten liegen in unterschiedlichen Formaten vor. Bei Saisongeschäft herrschen starke Schwankungen, die die verfügbaren Ressourcen stark belasten. Rechnungsprüfung kann dann z.T. nur noch punktuell stattfinden.

Die Lösung

Ein Bot kann viele der regelmäßigen Prüfaufgaben übernehmen, und das 24/7. Der Bot kann, z.B. im Zusammenspiel mit OCR, eingehende Rechnungen direkt verarbeiten und bspw. einen automatischen Abgleich mit Lieferscheinen durchführen. Sind die gewählten Prüfkriterien korrekt, kann automatisch weiterverarbeitet werden, bis hin zur automatischen Buchung im ERP. Falls nicht, werden nur „Problemfälle“ an den Mitarbeiter ausgeleitet.

Der Nutzen

Zeitgewinn, Kostenersparnis, Qualitätssteigerung

Der hohe Zeitaufwand beim Abgleich von Rechnungen und Leistungen vermindert sich. Auch saisonale Schwankungen können gut ausgeglichen werden. Es bleibt mehr Zeit für die qualitative Kontrolle und Revision von Lieferanten.